Versionen: Word/Access 97 und 2000

Beim Erstellen von Serienbriefen mit Word wird mit den Standardeinstellungen eine DDE-Verbindung (DDE= "Dynamic Data Exchange") von Word zu Access aufgebaut. Diese Art der Verbindung basiert auf einer aelteren Technologie, die sehr langsam ist und mit der oftmals die Verbindung zur Datenquelle einbricht. Alternativ dazu koennen Sie eine ODBC- Verbindung nutzen, die nicht nur schneller, sondern sicherer ist. Sie werden feststellen, dass Word damit vor allem umfangreichere Datenbestaende um ein Vielfaches schneller fuer den Seriendruck einlesen kann. Um den Zugriff auf die Datenbank von DDE auf ODBC umzuschalten, gehen Sie folgendermassen vor:

* Oeffnen Sie das Seriendruck-Dokument.

* Waehlen Sie das Menue EXTRAS-SERIENDRUCK an, um den Seriendruck-Manager anzuzeigen.

* Klicken Sie auf die Schaltflaeche DATEN IMPORTIEREN-DATENQUELLE OEFFNEN. Sie koennen nun wie gewohnt die gewuenschte Access-Datenbank auswaehlen. Bevor Sie allerdings mit OEFFNEN bestaetigen, aktivieren Sie noch das Kontrollkaestchen IMPORTWEISE AUSWAEHLEN (Word 97) beziehungsweise IMPORT WAEHLEN (Word 2000).

* Waehrend die Verbindung zu Access bisher nach einem Klick auf OEFFNEN automatisch hergestellt wurde, erscheint nun zunaechst ein Dialogfeld, in dem Ihnen verschiedene Importmodi zur Auswahl angeboten werden. Markieren Sie hier den Eintrag "MS Access-Datenbank ueber ODBC".

* Word zeigt nach wenigen Augenblicken die verfuegbaren Tabellen in der Datenbank an.
Markieren Sie den gewuenschten Eintrag und bestaetigen Sie mit OK. Moechten Sie statt einer Tabelle eine Abfrage einsetzen, klicken Sie auf die Schaltflaeche OPTIONEN, aktivieren Sie das Kontrollkaestchen ANSICHTEN und klicken Sie auf OK. Nun werden neben den Tabellen auch die in der Datenbank vorhandenen Abfragen zur Auswahl angezeigt.

Die Verbindung von Word zu Access ueber ODBC ist damit hergestellt. Die Einstellungen werden mit dem Dokument gespeichert und muessen nicht nochmals beim naechsten Oeffnen vorgenommen werden. Ab Word 2002 ist diese Umstellung uebrigens nicht mehr notwendig, dort wird Dialog zur Auswahl des Importmodus automatisch angezeigt.