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Outlook richtig organisieren ?

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  • Frage: Outlook richtig organisieren ?

    Hallo Forum

    Ich weiss,

    Auf die Frage im Thread Titel gibt es eigentlich keine Richtige oder Falsche Antwort. Aber ich wüsste gerne wie Ihr das so macht.

    Hier mal eine Grund Idee.

    Folder Struktur (Kunden, Lieferanten, themenbasiert)

    Emails die im Posteingang eingehen werden z.T. per Regel und sonst manuell erstmal ungelesen in die Unterordner
    verschoben. Hauptsächlich, damit der Posteingang immer mal wieder leer wird um die Übersicht zu behalten
    und auch um auf dem iPhone die neuen Mails einfacher handeln zu können. Solange ein Mail ungelesen ist, ist es noch
    zu behandeln.

    Bsp. Ordner Sturktur

    000 Privates
    001 Aktuelle Themen Ordner
    -
    009
    010 Lieferanten
    -
    039
    040 Kunden
    -
    069
    070 Server Logfiles
    095 Monitoring Meldungen (Regel)
    096 News Mails
    097 System Meldungen (Regel)
    098 Lesebestätigungen (Regel)
    099 undefiniert

    PS: Nummeriert sind die Ordner, damit man die Alphabetische Sortierung überlisten kann und die Reihenfolge der Ordner
    selbst bestimmt

    Und nun bin ich gespannt. Wie ihr es dann so macht...
    rgds Lordicon


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    Lordicon [Lord ei-'kän] frei übersetzt "Lord der Ikone"

  • #2
    AW: Outlook richtig organisieren ?

    Hi

    also ich habe leider mal damit begonnen Ordner in Outlook anzulegen, aus Heutiger Sicht würde ich das nicht mehr tun. Die Suchfunktion ist mittlerweile so gut und in Verbindung mit Filtern und Suchordnern findet man alles genau so schnell.

    Hier noch eine IBM-Studie zum Thema. IBM-Studie: E-Mail Sortierung ist sinnlos » notebooksbilliger.de Blog

    grz zer00

    Kommentar


    • #3
      AW: Outlook richtig organisieren ?

      Schöne Studie,

      aber ich wage zu behaupten, wenn ich all meine Mails im selben Ordner hätte,
      die Suche jeweils bedeutend länger laufen würde.

      Es gibt einige Mails, die ich sogar per Regel automatisch verschiebe.
      Bei Bedarf sehe ich aber gleich auf den ersten Blick im Unterordner ob was fehlt.

      Gerade bei mir, wo ich 3 Mailboxen habe, ist die druchgängige nummerierung sehr hilfreich.

      Zudem wird auf dem Händy dann nur ein Bruchteil der Daten heruntergeladen, wenn der Posteingang
      immer nur mit dem neusten beschäftigt ist. Solange ich die Unterordner auf dem Handy nicht
      öffne spar ich mir da viel download.

      Ich denke die Unterordner Technik ist ab einem bestimmten Mailvolumen unvermeindlich.
      rgds Lordicon


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      • #4
        AW: Outlook richtig organisieren ?

        Sälü

        Also ich habs auch wie zer00. Bei mir kommen die gelesenen wie die erledigten Mails vom Posteingang in einen separaten Ordner. Dann habe ich noch einen privat Ordner falls ich mal all meine privaten Mails vom Geschäft Sichern möchte.

        Wenn mit der Suche alles stimmt, bist du damit in der Regel sehr schnell. Ich durchsuche dann von 4 Postfächer nur jeweils eins.

        Im Grössten Postfach bekommen wir täglich vielleicht 20-30 Mails. Kannst ja die Postfächer auch ins Jahr unterteilen.



        Gruess & Schönä

        osho

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        • #5
          AW: Outlook richtig organisieren ?

          Ich habe gerade letzte Woche mein Postfach aufgeräumt und Mails vom Postein- wie ausgang ins Archiv in einen Ordner verschoben, vorgängig aber jedes Mail kategorisiert. Geht zügig, im Moment rund 1000 Mails.

          Kommentar


          • #6
            AW: Outlook richtig organisieren ?

            Zitat von swizz Beitrag anzeigen
            Ich habe gerade letzte Woche mein Postfach aufgeräumt und Mails vom Postein- wie ausgang ins Archiv in einen Ordner verschoben, vorgängig aber jedes Mail kategorisiert. Geht zügig, im Moment rund 1000 Mails.
            Klingt interessant. Und wie kategorisierst du ?
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            • #7
              AW: Outlook richtig organisieren ?

              Nach Projekten und wichtigen Themen. Wenn es nicht projektbezogen ist oder einen wichtigen Part (z.B. einen Lieferanten) betrifft, wird das Mail gelöscht. Aber schön ist, dass man es auch nachträglich gut ändern/umbenennen kann, falls man den Namen nicht mehr mag oder er nicht mehr passt.

              Kommentar


              • #8
                AW: Outlook richtig organisieren ?

                Man sollte aus rechtlichen Gründen sehr! aufpassen beim löschen von Mails. Es gibt da Gerichtsurteile, die das zu einer gefährlichen/teuren Tätgigkeit werden lassen.

                Ich selbst lösche nur die reinen Spammails die mir Viagra oder etwas ähnliches verkaufen wollen. Alle anderen werden archiviert.
                Gruss
                Gandalf

                Kommentar


                • #9
                  AW: Outlook richtig organisieren ?

                  Zitat von Gandalf Beitrag anzeigen
                  Man sollte aus rechtlichen Gründen sehr! aufpassen beim löschen von Mails. Es gibt da Gerichtsurteile, die das zu einer gefährlichen/teuren Tätgigkeit werden lassen.

                  Ich selbst lösche nur die reinen Spammails die mir Viagra oder etwas ähnliches verkaufen wollen. Alle anderen werden archiviert.
                  von was für Mails redest du da ?
                  rgds Lordicon


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                  • #10
                    AW: Outlook richtig organisieren ?

                    Zitat von Lordicon Beitrag anzeigen
                    von was für Mails redest du da ?
                    Von allen die irgendwann einmal rechtlich relevant werden könnten. Und da das manchmal schwer vorauszusehen ist, archiviere ich im Zweifelsfalle die Mails. Natürlich gilt das im geschäftlichen Umfeld besonders, aber auch privat kann es eine Rolle spielen. (Kaufbelege, Zahlungsbelege, Absagen, Offerten etc. etc.)
                    Gruss
                    Gandalf

                    Kommentar


                    • #11
                      AW: Outlook richtig organisieren ?

                      Zitat von Gandalf Beitrag anzeigen
                      Man sollte aus rechtlichen Gründen sehr! aufpassen beim löschen von Mails. Es gibt da Gerichtsurteile, die das zu einer gefährlichen/teuren Tätgigkeit werden lassen.

                      Ich selbst lösche nur die reinen Spammails die mir Viagra oder etwas ähnliches verkaufen wollen. Alle anderen werden archiviert.
                      Hallo

                      für das haben wir ein Mail-Archiv, dass den gesetzlichen Richtlinien unterliegt.

                      grz zer00

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                      • #12
                        AW: Outlook richtig organisieren ?

                        ok, ich archiviere 1/4 jährlich und habe Jahresarchive damit mein Mailfile schön schlank(schnell) bleibt.
                        rgds Lordicon


                        Der einfachste Weg Identitätskrisen zu vermeiden.

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                        • #13
                          AW: Outlook richtig organisieren ?

                          Ich lass die Inbox Inbox sein (abzüglich einiger spezifischer Mails, zB Notifications aussm Ticketsys oder Bestellbestätigungen von eat.ch) und löse die Organisation über Search Folders. In regelmässigen Abständen (sprich wenn ich einmal im Jahr vielleicht daran denke) wird der alte Müll bis zum letzten Tag des Vormonats in Onlinearchiv geschubst (Outlook2013 mit Exchange2013). Unwichtiges fliegt in den Müll.

                          Aufbewahrung gemäss geltenden Gesetzen ist durch die Umgebung an sich zu gewährleisten (Stichwort Backup) und darf nicht Sache des einzelnen Mitarbeiters sein.
                          Certified SonicWALL Security Administrator
                          ---
                          Don't send funny greeting cards on birthdays or at Christmas. Save them for funerals when their cheery effect is needed.

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